Nëse jeni si pjesa më e madhe e punonjësve, me shumë mundësi ju shpërqendroheni gjatë punës suaj nga takime, email-e, biseda me kolegët tuaj, pushimi i drekës dhe aktivitete të tjera që jo domosdoshmërisht kontribuojnë te puna për të cilën jeni punësuar.
Në fakt, pjesa më e madhe e amerikanëve thonë se shpenzojnë rreth 40% të ditës së punës për punët kryesore. Kjo është ekuivalente me pak më shumë se tre orë gjatë 8-orarëshit, sipas një studimi të fundit të kryer te 2010 punonjës të Workfront, një kompani software.
Po pesë orët e tjera si shkojnë? Sondazhi i Workfront gjeti se, 16% e kohës sonë shpenzohet me email-in, 12% në detyra administrative, 10% në takime të dobishme, 8% në takime të kota, 8% janë ndërprerje gjatë punës dhe 6% për gjëra të tjera.
Pavarësisht gjithë këtyre aktiviteteve të paplanifikuara, është gjithnjë dikush në zyrë i cili përmbush gjithçka në listën e detyrave dhe nuk qëndron pas orarit për t’i kryer ato. Këta persona duket se janë më produktivë se gjithë të tjerët.
Për të kuptuar thelbin se si ia dalin këta punonjës të përmbushin më shumë se sa pjesa më e madhe prej nesh, Robert C. Pozen, profesor në MIT Sloan School of Management dhe një koleg i tij në Brookings Institution bënë një sondazh ku u kërkuan profesionistëve për të vlerësuar produktivitetin e vet personal.
Për të kryer sondazhin në 6 kontinente u angazhuan 20 mijë persona dhe nga përgjigjet, Pozen identifikoi disa modele të qarta.
“Të punosh me orë të gjata nuk do të thotë domosdoshmërisht të kesh më shumë produktivitet. Çelësi për të përmbushur çdo ditë detyrat kryesore është të punoni në mënyrë më inteligjente” – shkruante Pozen, në Harvard Business Review, ku u publikuan rezultatet e sondazhit.
Profesionistët më produktivë kishin tendencën të planifikonin më mirë punën e tyre në bazë të prioriteteve, kishin zhvilluar teknika për të menaxhuar një volum më të madh informacioni dhe kuptonin nevojat e bashkëpunëtorëve të tyre.
Për t’u bërë të zotë në këto tri gjëra të mëdha, punonjësit me produktivitet të lartë ndjekin këto zakone.
-Rishikoni programin e përditshëm një natë më parë për të theksuar prioritetet tuaja. Pranë çdo takimi të axhendës suaj, shënoni objektivat tuaj.
-Përpara se të shkruani diçka të gjatë, shënoni disa pika me një rend logjik, në mënyrë që të mos dilni jashtë “piste”
-Kontrollojeni celularin një herë në orë, në vend të çdo disa minuta.
-Hapni dhe lexoni email-et vetëm në bazë të objektit dhe dërguesit. Përgjigjuni menjëherë vetëm personave të rëndësishëm për ju.
-Dërgojuni një axhendë të detajuar të gjithë bashkëpunëtorëve para çdo takimi, kufizojini mbledhjet në maksimumi 90 minuta, por jo më pak, mbylleni çdo takim duke theksuar hapat e ardhsëhm dhe përgjegjësit për këto hapa.
